Factureren in de nieuwe wereld: heeft u al een keuze gemaakt?

Nog even en het is 1 januari 2013, de dag waarop het provisieverbod voor assurantietussenpersonen in werking treedt. Als relatiemanager en branchespecialist van Janssen & Janssen ben ik actief in de assurantiewereld. Regelmatig vang ik signalen op dat tussenpersonen nog niet zijn ingericht op de nieuwe situatie. En dit terwijl het twee voor twaalf is.

Per 1 januari zullen tussenpersonen moeten gaan factureren. En daar moet u goed op voorbereid zijn. Met deze blog tracht ik wat inzicht te geven dat kan bijdragen aan het maken van een weloverwogen keuze.

 

De relatie met uw klant

Wat u niet uit het oog moet verliezen, is de relatie met uw klant. Hoe gaat u als tussenpersoon deze materie begrijpelijk maken voor uw klant? Zijn premie gaat naar de verzekeraar, maar de abonnementskosten of fees gaan naar de tussenpersoon. Uw klant zal dus moeten snappen wat er verandert. Dat aan de diensten van u als tussenpersoon ook kosten zijn verbonden.

Denk er dus ook over na hoe u zich als tussenpersoon gaat positioneren. Gaat u alleen aan de zorgplicht voldoen of gaat u ook service bieden? En wat gaat u in rekening brengen voor service? Gratis advies bestaat niet meer. Om de klantrelatie goed te houden, kan ik alleen maar adviseren veel zorg te besteden aan dit bewustwordingsproces, zowel voor uzelf als voor uw klant.

Zorg dat uw klant duidelijk in beeld heeft wat hij van u als tussenpersoon mag verwachten en zorg ervoor dat hij het overzicht houdt. Leg alles goed vast in het dienstverleningsdocument, zodat u later bij een eventueel geschil alles kunt weerleggen.

 

Zelf factureren of toch uitbesteden?

Als u als tussenpersoon kosten bij uw klant in rekening moet gaan brengen, zult u moeten factureren. Uit ervaring weet ik dat veel ondernemers moeite hebben om het factureren op een goede manier in te richten. En mijn verwachting is dat dit ook bij tussenpersonen het geval zal zijn. Dit baseer ik op verschillende reacties uit de markt. Daarnaast is factureren een vak apart. U moet dit traject als tussenpersoon dus niet onderschatten. Grofweg zijn er twee keuzes die u kunt maken om uw bedrijfsmodel op een goede manier in te richten.

 

De eerste keuze is zelf factureren. Dat betekent dat u aan de slag gaat met debiteurenbeheer. U zult ervoor moeten zorgen dat u documenten als Algemene Voorwaarden, facturen en herinneringen correct opstelt. Zorg dat ze aan de vereisten voldoen. De investering om dit door een jurist te laten doen is mijn inziens absoluut de moeite waard. Ook dient u op de hoogte te zijn van wetgeving die betrekking heeft op het incasseren van vorderingen. Daarnaast moet u ervoor zorgen dat u een structureel debiteurenbeheer inzet. Betaalt uw klant niet na de afgesproken termijn, onderneem dan direct actie.

Zorg ook dat u afspraken maakt met een incassopartner op het moment dat u het niet voor elkaar krijgt om binnen uw eigen debiteurenbeheer betaald te krijgen voor uw diensten. En zorg ervoor dat uw incassopartner als klankbord voor u fungeert.

De tips die ik u verder nog wil meegeven zijn de volgende:

  • Zorg voor een goede dossieropbouw. Verzamel zoveel mogelijk gegevens van uw klant. Weet met wie u zaken doet!
  • Registreer altijd de contactmomenten met uw klant. Zorg dat u gemaakte afspraken nog even schriftelijk of per mail bevestigd krijgt.
  • Wanneer het om een abonnement gaat, kunt u bij wanbetaling direct het complete bedrag van het jaarabonnement opeisen. Leg dit wel goed vast.
  • Communicatie is de sleutel tot het beperken van debiteurenproblematiek. Zorg er dus voor dat dit voldoende prioriteit heeft binnen uw werkzaamheden.


Het voordeel is dat u zelf de regie houdt. Zelf factureren vraagt echter wel een tijdsinvestering, maar ook discipline. En dat moet u kunnen opbrengen.


Wanneer debiteurenbeheer niet de aandacht kan krijgen die het verdient, kunt u natuurlijk ook iemand in dienst nemen die dit voor u doet. De tweede keuze is uitbesteden. Het voordeel hiervan is dat u efficiënt kunt werken. Als tussenpersoon kunt u zich bezighouden met hetgeen waar uw passie ligt.

De laatste jaren zijn er behoorlijk wat online facturatieprogramma’s in de markt verschenen, waarmee u met een druk op de knop het gehele traject geautomatiseerd kunt laten doorlopen. Op deze manier heeft u er weinig omkijken naar. Mijn ervaring is dat veel van deze applicaties beperkingen hebben. Daarnaast kan het uitbesteden ertoe leiden dat u het overzicht kwijtraakt en de relatie met uw klant onpersoonlijker wordt.

 

Wat gaat u doen?

Hoe gaat u om met het provisieverbod? Als tussenpersoon zult u meer als ondernemer moeten gaan denken, ook als het gaat om factureren. Gaat u dit zelf oppakken of legt u dit neer bij een externe partij? Dit is een afweging die iedere tussenpersoon voor zichzelf moet maken. Maar haast is geboden, want 1 januari komt snel dichterbij.

Ik hoop met dit artikel wat meer inzicht te geven in de keuzes die u kunt maken. Uiteraard hoor ik graag van u of dit artikel u helpt bij het maken van een weloverwogen keuze. Natuurlijk denk ik graag met u mee om het debiteurenbeheer op een goede manier in te richten. Uw reactie zie ik met belangstelling tegemoet!

 

Verzekeringsbranchedag 27 november 2012

Janssen & Janssen verzorgt tijdens de Verzekeringsbranchedag een parallelsessie waarin de ins en outs van creditmanagement uitgebreid worden besproken. Meer informatie hierover kun u vinden op de website www.vbdag.nl.

 

Dit artikel is geschreven door Iwan van Oijen. Iwan is als Relatiemanager werkzaam bij Janssen & Jansen Incasso & Gerechtsdeurwaarders. Daarvoor is Iwan jarenlang actief geweest in de assurantiebranche. Vanuit die hoedanigheid is hij momenteel zeer actief in het begeleiden van tussenpersonen bij het inrichten van het debiteurenbeheer.

Iwan is telefonisch bereikbaar via (040) 290 38 07 en per mail via ...

Naar overzicht

Reageer op dit artikel

velden met een * zijn verplicht
 
Delen:
FacebookTwitterLinkedInEmail
Neem contact op

xHeeft u een vraag?