Op 1 april 2024 is de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening in werking getreden, hierna te noemen WKI. Wat betekent deze nieuwe wet nu voor de incassobranche? Welke veranderingen vinden er plaats? We vertellen je graag meer over de belangrijkste wijzigingen.
Kwaliteitseisen
Iedere organisatie die buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht dient zich te houden aan de eisen van deze nieuwe wet. Allereerst dienen zij te zijn ingeschreven in een register. Als je niet ingeschreven staat, mag je ook geen incassowerkzaamheden verrichten. Alleen een gerechtsdeurwaarder die bevoegd is om ambtshandelingen te verrichten en een advocaat, hoeven zich niet in te schrijven. Alle andere organisaties dus wel.
Verder gelden onderstaande kwaliteitseisen voor alle organisaties die buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verrichten:
1. Vakbekwaamheid van de incassomedewerker
De personen die zich bezighouden met incassowerkzaamheden, moeten voldoende vakbekwaam zijn. Wat houdt dit dan in? De vakbekwaamheid bestaat uit kennis over de relevante wetgeving en de omgang met mensen bij de uitoefening van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden en de vaardigheden om daaraan een goede toepassing te geven. Verder bestaat de vakbekwaamheid uit kennis van de eisen die maatschappelijke en beroepsmatige ontwikkelingen stellen aan deze werkzaamheden. Dit betekent dat er een voorwaarde wordt gesteld dat een incassomedewerker een opleiding moet hebben voltooid van ten minste MBO-3 niveau. Jaarlijks dienen er één of meer cursussen te worden gevolgd voor het actueel houden van de kennis en vaardigheden. De vereiste van de opleiding en het volgen van cursussen is tot één jaar na inwerkingtreding van de WKI nog niet van toepassing, maar is dus zeker iets om alvast rekening mee te houden.
Hierbij komt ook nog dat alle incassomedewerkers de nodige kennis hebben over wat naar maatschappelijke normen betamelijk is. Twee keer per jaar kunnen zij een bijeenkomst bij te wonen waarin de maatschappelijke normen worden besproken.
2. Hoe moet de aanmaning tot betaling eruit zien?
Een incassodienstverlener verstrekt een schriftelijke beschrijving van de vordering tot betaling van een geldsom. Hierin moet komen staan:
- de naam, het woonadres en de woonplaats van de schuldenaar;
- de naam, het vestigingsadres, de vestigingsplaats en het nummer, bedoeld in artikel 9, onder a, van de Handelsregisterwet 2007, van de incassodienstverlener;
- de naam en het vestigingsadres van de schuldeiser;
- het voorwerp en de titel van de verplichting tot betaling van de geldsom die ten grondslag ligt aan de vordering. Hiermee wordt met titel bedoeld hoe de vordering is ontstaan, bijvoorbeeld uit een overeenkomst, of een schadevergoeding. En met voorwerp wordt het soort bedoeld. Bijvoorbeeld een overeenkomst uit huur of telefonie;
- de betaaltermijn en de verlengde betaaltermijn van de vordering; en
- de datum en het nummer van de factuur.
3. De opbouw van de vordering
In de aanmaning van de vordering moet ook een specificatie van het totaalbedrag worden vermeld. Zo weet de schuldenaar wat hij moet betalen. In deze specificatie staat:
- de hoofdsom en het totaalbedrag van de vordering tot betaling van een geldsom;
- de hoogte van de verschuldigde rente, de rentepercentages en tijdvakken waarover de rente is berekend en de grondslag voor de berekende rente. Dit kan bijvoorbeeld de wettelijke rente zijn;
- de hoogte van de incassokosten; en
- de omzetbelasting als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de omzetbelasting 1968, indien van toepassing, en het betreffende tarief.
4. De omgang met en informatievoorziening aan de schuldenaar
De nieuwe WKI stelt dat het erg belangrijk is om de schuldenaar op een bepaalde manier aan te spreken. Dat eisen hierin zijn als volgt:
- de incassodienstverlener benadert een schuldenaar op transparante, ondubbelzinnige, herkenbare en correcte wijze. Hiermee wordt bedoeld dat de incassomedewerker in het contact met de schuldenaar de naam van de incassodienstverlener bekendmaakt en waar nodig, de eigen naam.
- de incassodienstverlener zorgt voor eenduidige, volledige en juiste informatieverstrekking aan de schuldenaar. De incassodienstverlener informeert de schuldenaar uit eigen beweging en op verzoek over diens rechten en plichten. Hiermee wordt voorkomen dat oneigenlijke druk wordt uitgeoefend op de schuldenaar. Dit betekent dat de incassodienstverlener niet mag dreigen met maatregelen die de incassodienstverlener niet kan of niet mag treffen. Bijvoorbeeld: in een aanmaning mag nog niet gedreigd worden met het leggen van beslag of het ontruimen van de woning.
- de incassodienstverlener benadert de schuldenaar tussen acht uur ’s avonds en zeven uur ’s ochtends niet langs elektronische, fysieke of telefonische weg. Op een zondag of erkende feestdag mag een schuldenaar de gehele dag niet benaderd worden.
5. Inrichting van de administratie
Een incassodienstverlener houdt van iedere door hem aanvaarde opdracht een dossier bij waarin de op de opdracht en de vordering betrekking hebbende relevante documenten beschikbaar zijn. Dit zijn de overeenkomst van opdracht tot het innen van de vordering en de factuur of het voorwerp en de titel van de verplichting tot betaling van de geldsom die ten grondslag ligt aan de vordering. Ook de documenten waarin bijvoorbeeld gemaakte afspraken met de schuldenaar zijn opgenomen dienen in het dossier te worden opgenomen. De dossiers moeten in goede, geordende en toegankelijke staat zijn en tot ten minste twee jaar na het sluiten ervan bewaard blijven.
De incassodienstverlener heeft per schuldenaar inzicht in het aantal vorderingen waarvoor hij buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht en de stand van zaken van iedere vordering afzonderlijk.
Ook nog belangrijk voor de administratie van de incassodienstverlener is dat procesbeschrijvingen vastgelegd moeten zijn voor de incassomedewerkers en operationeel leidinggevenden. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van bestuurders, operationeel leidinggevenden en incassomedewerkers voor zover deze te maken hebben met buitengerechtelijke incassowerkzaamheden moeten ook inzichtelijk beschreven zijn.
6. Cumulatieregeling van de incassokosten
De incassokosten bij schuldenaren die termijnbetalingen zijn verschuldigd van maximaal € 266,67 per maand, worden gecumuleerd. Voor de eerste termijnbetaling is de schuldenaar € 40,00 exclusief BTW verschuldigd, voor de termijnen daarna, binnen zes maanden, geldt een maximum aan incassokosten van € 20,00 exclusief BTW. Wanneer meerdere termijnen in één aanmaning vermeld staan, waarvan er één is waarvoor het laagste incassotarief geldt, dan mogen de incassokosten worden berekend over het hoogte termijnbedrag. Dit is dus een hele wijziging op de huidige werkwijze. Het is erg belangrijk dat je het proces hier goed op inricht. Zo voorkom je namelijk een afwijzing van deze kosten van de rechtbank.
Heb je vragen over deze nieuwe wet of kunnen we je ergens anders mee helpen? Vraag het gerust. Dan helpen we je graag verder. En houd onze LinkedIn in de gaten, binnenkort zullen we de meest gestelde vragen over de WKI onder elkaar zetten en met jullie delen.