De WIK brief wat is het, wanneer gebruik je hem en waarom is hij zo belangrijk?
Wanneer een particuliere klant een factuur niet op tijd betaalt, kan een schuldeiser niet zomaar incassokosten in rekening brengen. De wet verplicht eerst het sturen van een WIK brief, ook wel 14 dagenbrief genoemd. Deze brief vormt een cruciale stap in het debiteurenbeheer en bepaalt of incassokosten juridisch rechtsgeldig zijn.
In dit artikel leggen we uit wat een WIK brief is, wanneer deze verplicht is, welke onderdelen erin moeten staan en waarom een fout in deze brief grote gevolgen kan hebben.
Wat is een WIK brief?
De WIK brief is een wettelijk verplichte aanmaning gebaseerd op de Wet Incassokosten (WIK). Deze wet regelt de maximale hoogte van incassokosten en beschermt consumenten tegen onredelijk hoge rekeningen.
Een WIK brief biedt de debiteur een laatste kans om de openstaande factuur binnen 14 dagen na ontvangst te betalen, zonder extra kosten. Pas ná deze termijn mag de schuldeiser incassokosten en in rekening brengen.
Wanneer is een WIK brief verplicht?
De WIK brief is verplicht bij particuliere klanten (B2C). Zonder een geldige WIK brief worden de incassokosten anders afgewezen.
Wat moet er in een WIK brief staan?
Volgens wetgeving en rechtspraak moet een juiste WIK brief voldoen aan strikte eisen. Een fout kan de vordering op incassokosten ongeldig maken. De brief moet in elk geval bevatten:
- De factuurgegevens (factuurnummer en openstaand bedrag).
- Waar de vordering precies uit bestaat, dus bijvoorbeeld welke dienst is verleend.
- Een betalingstermijn van minimaal 14 dagen, ingaande de dag na ontvangst van de brief.
- Aankondiging van incassokosten en wettelijke rente indien niet op tijd betaald wordt.
- De exacte berekening of hoogte van de incassokosten, gebaseerd op de wettelijke staffel.
- Duidelijke betaalinstructies
- Alle gegevens van de schuldeiser, denk hierbij aan de naam, adres en contactgegevens en KVK nummer.
Hoe worden incassokosten berekend?
De wet schrijft voor hoeveel incassokosten maximaal mogen worden gerekend bij consumenten. Deze staffel is wettelijk vastgelegd en ziet er als volgt uit:
15% over de eerste €2.500
10% over de volgende €2.500
5% over de daaropvolgende €5.000
1% over de volgende €190.000
0,5% over het meerdere, tot een maximum van €6.775
Daarnaast geldt een minimumbedrag van €40, ongeacht de omvang van de vordering.
Wil je weten wat de hoogte van de incassokosten is bij jouw vordering? Bereken ze via onze incassocalculator.
Waarom is een correcte WIK brief zo belangrijk?
De wet is streng: één fout maakt de brief juridisch ongeldig, waardoor de incassokosten worden afgewezen. Dit betekent dat de incassokosten voor jouw rekening komen. En dit is natuurlijk zonde omdat het gemakkelijk voorkomen kan worden.
Wanneer verstuur je de WIK brief?
Je verstuurt de brief zodra de factuurtermijn is verlopen en eerdere vriendelijke herinneringen geen resultaat hebben gehad. Je verstuurt de brief alleen in de gevallen waarin de debiteur een consument betreft.
Let op: de 14 dagen gaan pas in op de dag na daadwerkelijke bezorging van de brief. Bij verzending per post komt dit in de praktijk neer op minimaal 17 dagen.
Wil je graag een voorbeeld van een WIK brief zien? Kijk dan hier.